Il processo del bilancio sociale dell’ASI: come rendicontare il valore sociale creato
di Paola Bergamaschi
Può sembrare strano parlare del “bilancio sociale” dell’Agenzia Spaziale Italiana (ASI) in un contesto che si occupa principalmente di politiche scolastiche, di Education e di aspetti dell’apprendimento, ma l’ASI, come ente Pubblico di ricerca in ambito spaziale (ricerca e tecnologia), produce continuamente conoscenze e competenze e, similmente alla scuola, all’università ed al mondo della formazione, ha una serie di utenti (stakeholder) di cui è fondamentale sapere il grado di soddisfazione (considerando tra gli stakeholder anche i dipendenti in quanto lavorano per produrre valore sociale).
Con la rendicontazione sociale ci troviamo nel contesto della responsabilità sociale; l’Asi infatti, in quanto ente pubblico, è per definizione responsabile socialmente. In questo senso si è voluto avviare un iter che portasse a “mappare” il valore sociale creato dall’ASI.
Il bilancio sociale dell’ASI è un processo avviato, in sintesi, con la finalità di rendersi conto e di rendere conto del valore creato per i propri stakeholder
Si è proceduto, infatti, a impostare un sistema di bilancio sociale, inteso in maniera dinamica, come processo, che mettese a fuoco la coerenza tra quello che si dichiara (la missione dell’Ente dedotta dalle fonti normative, statutarie e regolamentari) e l’agito, cioè le attività realizzate ed i risultati prodotti ed il valore creato. Quindi il bilancio sociale, in quanto processo, è una particolare narrazione basata sui fatti e non su calcoli o modelli contabili, tipici del bilancio societario.
Il processo vede come momenti iniziali e fondamentali l’individuazione degli stakeholder e la loro categorizzazione e la costruzione di un database di indicatori. La visione del bilancio sociale come “processo” tende ad elaborare, più che un documento statico, un database di ente che raccoglie un set di indicatori ai quali le categorie di stakeholder sono sensibili e che, allo stesso tempo, serve a realizzare un controllo di gestione non meramente contabile, impostato, invece, sui fatti e sulla qualità dei risultati delle attività percepita dagli stakeholder. Il periodo di riferimento è il 2019, ma di fatto, il data base che si crea è pensato per essere ampliato ed aggiornato, almeno, annualmente. Questo database di indicatori è denominato “filigrana”. Filigrana è il nome dello schema di base rappresentato dal database degli indicatori (copyright del Prof. Luciano Hinna utilizzato per la redazione del primo bilancio sociale di Telecom del 1997). L’approccio metodologico adottato è basato sul modello Copenhagen Charter a management guide to stakeholder reporting, tenendo conto delle principali indicazioni sia di merito quanto di contenuto offerte dalle principali linee guida in tema di rendicontazione sociale GRI-Standard del Global Reporting Initiative e lo standard nazionale del GBS –Gruppo sul Bilancio sociale.
Per attivare il processo ed elaborare la metodologia è stata necessaria l’attività di “mentoring” fornita dalla PublicMetrica srl, il cui Amministratore Unico, nonché direttore scientifico è lo stesso prof. Hinna (professore ordinario di Economia di azienda dell’Università di Roma “TorVergata”e straordinario di programmazione e controllo alla Universitas Mercatorum Roma), insieme ai suoi collaboratori ed il lavoro di un gruppo di referenti (dipendenti) interni dell’Agenzia, rappresentanti le unità organizzative, coordinato dall’Ufficio di Programmazione e Controllo di gestione, appartenente all’Unità Struttura della Misurazione delle Performance. Quindi si può dire che il bilancio sociale è il frutto di un lavoro realizzato all’interno dell’Agenzia dai suoi dipendenti .
Non va sottovalutato, peraltro, il fatto che il bilancio sociale, rappresentando una vetrina per “rendersi conto” (stakeholder interni) e “rendere conto” alle varie categorie di stakeholder dei risultati ottenuti, è anche, un importante strumento per gestire la propria immagine e reputazione, vista la mole di informazioni e dati elaborati e sviluppati.
In questa sede si intende illustrare l’esperienza della costruzione del database “filigrana” all’interno dell’Agenzia, proprio come esperienza che ha portato il personale coinvolto a ri-pensare le proprie attività dal punto di vista della rendicontazione sociale e dei fatti. È stato uno sforzo comune che rappresenta un momento di riflessione arricchente e stimolante nonché fornisce al management non solo uno strumento di controllo di gestione, ma, anche un importante elemento di analisi politico- strategica ed un fattore di orientamento e controllo strategico.
Fatta questa introduzione, procediamo col descrivere l’iter di costruzione del processo del database “filigrana” degli indicatori e la matrice degli stakeholder.
Non si illustreranno i dati e le informazioni raggiunte e gestite, essendo questo patrimonio esclusivo del management, ma si evidenzieranno le modalità di costruzione di tale patrimonio.
La realizzazione del progetto si può semplificare in fasi.
Si anticipa che la fase dedicata allaidentificazione degli stakeholder chiave è stata molto facilitata in quanto l’Agenzia possedeva già una mappatura di tutti gli stakeholder con suddivisione per categorie come esito di un gruppo di lavoro del CAF Common Assessment Framework – Griglia Comune di Autovalutazione:
La fase 1, sensibilizzazione struttura interna sul tema, ha visto la realizzazione di alcuni seminari, tenuti da Prof. Hinna, rivolti ad un’ampia platea di rappresentanti delle diverse unità organizzative per sensibilizzare il personale dell’Agenzia sul tema delle responsabilità sociale e per presentare il modello metodologico. È stato, inoltre, identificato in questa fase un gruppo di referenti, appartenenti a tutte le unità organizzative in cui è suddivisa l’Agenzia (maggiormente rappresentate le unità tecnico-scientifiche e quelle di carattere strategico-politico e di space diplomacy), coordinato dalla sottoscritta, responsabile dell’Ufficio Programmazione e controllo, all’interno dell’Unità organizzativa Struttura di Misurazione delle Performance.
Nella fase 2, è stata realizzata la costruzione della catena di senso, cioè lo schema logico che rappresenta la coerenza tra il dichiarato (cioè la missione ed i valori dell’Ente derivanti dai documenti fondanti dell’Agenzia) e l’agito (attività realizzate viste soprattutto in una logica di risultati prodotti). Per arrivare alla catena di senso, la PublicMetrica insieme ad alcuni referenti interni, attraverso una preliminare attività di analisi dello Statuto e dei documenti di programmazione dell’Agenzia ha elaborato uno schema-bozza che è stata proposto ad una serie di consultazioni ed incontri operativi realizzati con il G.di referenti per approfondire alcune tematiche e soprattutto per giungere ad una schematizzazione condivisa delle macro attività in cui si compone l’ente .
Sono stati individuati, quindi, i valori fondanti dell’Agenzia su cui si basano le linee di intervento, cioè macroaggregazioni di attività. Ogni linea di intervento è stata poi declinata in attività. Di seguito si propone l’intestazione della catena di senso. Non si rappresenta l’intera catena di senso in quanto non ancora ultimato il processo di pubblicazione sul sito.
La prima linea di intervento- partendo da sinistra-, a titolo di esempio, si declina in due categorie di attività: a) programmi di ricerca e b) diffusione della cultura scientifica e tecnologica che, a loro volta, si compongono in attività semplici. La costruzione della catena di senso è stata un’attività difficile, faticosa, ma entusiasmante in quanto si sono incontrate e confrontate diverse mentalità e modi di concepire le attività dell’ente. Ma poi si è riusciti ad arrivare ad uno schema logico condiviso
Dalle varie discussioni intercorse è emersa la possibilità di focalizzare l’attenzione sulla gestione delle risorse umane ed è stata costruita una catena di senso a parte per la valorizzazione e gestione del personale, incentrata su tre pilastri: il benessere organizzativo, la valorizzazione delle risorse umane, il wellfare di ente.
La Fase 3 riguarda la mappatura degli stakeholder. Come già detto l’ASI era già in possesso di tale mappatura grazie al lavoro del CAF. Quindi, con il gruppo dei referenti è stato eseguita la valutazione del grado di interesse e di influenza (basata sulla scala: 1-basso; 2-medio; 3-alto) degli stakeholder rispetto a ciascuna attività della catena di senso: cioè a ciascun referente per attività sono state fatte delle domande per stabilire il grado di influenza ed il grado di interesse di ogni categoria di stakeholder in relazione a quella particolare attività della catena.
Partendo da queste valutazioni (ovviamente soggettive) è stato costruito l’output di questa fase e cioè la matrice interesse/influenza. Tale matrice mette in relazione ciascuna attività della catena di senso con gli stakeholder di riferimento.
La media aritmetica (ragionata) delle valutazioni assegnate dai referenti di ciascuna attività per ciascuno stakeholder ha consentito l’elaborazione di un grafico del posizionamento degli stakeholder chiave.
Tale grafico rappresenta un importante strumento per poter scegliere la strategia di comunicazione più adatta per coinvolgere le categorie stakeholder (stakeholder engagement).
Fase 4 Costruzione dataset indicatori. La quarta fase ha avuto come finalità la costruzione di un set di dati e informazioni in grado di soddisfare le esigenze informative degli stakeholder. A tal fine, per ciascuna attività mappata nella catena di senso sono stati elaborati degli indicatori e rilevato il valore assunto dallo stesso nel periodo di riferimento (2019).
La costruzione del dataset di indicatori è stata possibile grazie a delle informazioni già disponibili, mediante il sistema di controllo di gestione Archimede ed attraverso una serie di confronti ed interviste con i referenti delle attività, rimandando ad un secondo ciclo di rendicontazione l’identificazione di indicatori per i quali andrebbero progettati sistemi di rilevazione ad hoc.
Oltre agli indicatori per la rendicontazione delle attività della catena di senso, è stato parallelamente costruito un dataset di indicatori per la Valorizzazione e Gestione delle Risorse Umane relativo alla particolare catena di senso realizzata per le risorse umane.
Il set di indicatori come la matrice interesse/influenza rappresentano un primo passo sulla strada della rendicontazione sociale, della responsabilità sociale e del coinvolgimento degli stakeholder (stakeholder engagement). In questo avvio di processo ci si è concentrati sul “misurare il misurabile”, ma grazie anche a nuovi sistemi di rilevazione ed a un processo di coinvolgimento degli stakeholder si potrà arrivare a misurare “tutto ciò che si deve misurare” per arrivare ad un grado elevato di responsabilità sociale.
